春を待つ

今年の北海道は桜の開花が早いようですが、いつものお花見は無理のようですね。

先の見えない日々がいつまで続くのか不安で仕方ありません。

すでにご覧になった方もいらっしゃるとは思いますが、そんな暮らしの中で確認しておきたい事をご紹介します。

一日でも早く穏やかな毎日が訪れる事を望みます。

「 マンション管理会社の 感染症等流行時対応 ガイドライン 」

               一般 社団法人 マンション 管理業協会

  感染症等流行時の対応 にあたっては、 基本的には 関係省庁等が公表する情報等 を踏 まえた対応が望まれ ます が、各業界等においてもそれぞれの事業 内容 特有の対応が必 要とな ります 。 本ガイドラインは マンション管理業界として 、 「マンション管理周辺」 において必 要と考えられる内容 に特化し て作成していますので、 関係省庁等が公表する情報と 併 せて 管理運営業務における 適切な対応の ための 参考として ください 。 なお、本ガイ ドラインは今後の情勢の変化等を踏まえて、必要に応じて内容 の修正 を 行い改訂する場合もあります

2. 居住者の安全確保 について

  マンション は 共同住宅 という性質上、 特定多数の居住者等が参集する場で あ り、また、合意形成を図るための集会等が必要となることから、感染が拡大す る機会の多い場所 であることは言うまでもありません 。 管理組合においても感染が拡大することを危惧し、集会等の 延期や 開催中止 を検討し、そのことについて管理会社に対して相談が寄せ られることも予想さ れます。その際には 収集した情報の提供を行い、 居住者の安全を確保するため に 、 場合によっては 集会等を延期、中止することも止むを得ない こと をアドバ イスする必要があります。 また 、 マンション管理会社は その 業務 において 法令遵守が求められてい るこ とから 、 管理組合 を対象として説明会 等 を 開催しなければならない場面があり ますが 、その際に 法令遵守 を優先する余り、 居住者の安全を脅かす結果となる ことは、マンション管理会社の姿勢としてふさわしいものではありません(緊 急時の法令等への対応については後述します)。 マン ションでの 感染拡大防止においては 、 情報提供をはじめと して マンショ ン管理会社の役割は非常に大きなもの がありますが 、 いかなる場合でも 居住者 の安全を確保することを 最優先 として業務を行うことが望まれます。

3. マンション管理会社としての 事前準備の必要性について

 (1) 危機管理体制の整備について 関係省庁等が公表する に基づいて 社内 において危機管理 体制 を 構築 すると ともに 、 社員の安全確保をはじめとする 感染拡大 の 防止に努める ことが望まれ ます。

 (2) 管理組合の管理組合の集会等への出席集会等への出席についてについて マンション管理会社の社員はマンション管理会社の社員は管理組合運営管理組合運営の都合の都合上上、、集会等への出席を求め集会等への出席を求められるケースが多くありますが、られるケースが多くありますが、それら集会等への出席はそれら集会等への出席は社員から社員からマンションマンション居住者居住者へのへの、また、また、、マンション居住者マンション居住者から社員への感染から社員への感染機会とな機会となることが予想ることが予想されますされます。社員の集会等への出席は管理委託契約に基づく業務で。社員の集会等への出席は管理委託契約に基づく業務でももあることかあることから、特段の事情がない限り止むを得ないものと思われますら、特段の事情がない限り止むを得ないものと思われますが、が、その場合の集会その場合の集会等への等への出席出席時には時には必ず必ずマスクマスクをを着用着用することなどを指導するとともにすることなどを指導するとともに、、事業者事業者としてもマスクとしてもマスクをはじめをはじめ消毒液消毒液等等をを事前事前にに準備準備しておくなど、しておくなど、マンション居住マンション居住者及び社員の安全確保者及び社員の安全確保と併せてと併せて感染拡大の防止に努めることが望まれ感染拡大の防止に努めることが望まれますます。

4. 管理組合との管理委託契約に基づく業務履行について

  感染症等の 感染拡大時には 管理組合との管理委託契約 に基づく業務履行に 支障が生じることが予想されます。 事業者 として緊急事態に応じた社内体制を 構築していても、人員の都合上管理組合の要望に応えられない事態となった場 合にどのような対応ができるのか等について、管理組合と事前に協議 しておく ことが望まれます 。

(1) 業務履行 について

社内で構築した危機管理体制を基に、状況によっては業務履行が不可能にな る事態も有り得ることを説明し理解を得ておくことが望まれます 。なお、その 際には管理組合との連絡を密にしておくことが理解を得る一助になると考え ます。

(2) 管理員の勤務体制について

管理員業務はマンション管理における非常に重要な業務であります。 しかし 管理員 においても 安全 を 確保 することは必要であることから、マンション にお いて 多くの 感染者 や濃厚接触者が 確認 された 場合には 、当該期間はマンション のライフラインを維持するための 必要最小限の業務 履行 となることも 止むを 得ない等の承諾を得ておくことが、緊急事態に直面した場合の混乱を避ける対 策と考えます 。

5. マンション管理関連法令 等 へ の対応について

  (1) 区分所有法及び管理規約に基づく管理組合運営について 前述したとおり、 管理組合運営にあたっては居住者の安全確保が最優先とな ります。 管理 組合が 区分所有法及び管理規約に規定された集会等 の 延期 を検討 する事態に直面する前に 、 例えば、 「 マンション所在 学区内の小中学校が臨時 休校となった 場合 、または、 「患者や濃厚接触者が活動した地域等」 に指定さ れた場合に集会等を 延期する 等 の 基準を 事前に 決めておく よう提案してお ことが混乱を避ける対策のひとつになると考えられます。なお、管理組合の予定を変更する場合には区分所有者等に対しては書面配布、掲示等で事情を周知し理解を求めることは当然に必要となります。

(2) マンションの管理の適正化の推進に関する法律に基づく業務について

  管理組合との管理委託契約の締結にあたり従前の契約内容を変更する場合には、マンション管理会社は「マンション管理適正化法第7272条及び施行規則条及び施行規則第第8383条」に基づく管理委託契約に関する重要事項重要事項説明会をを開催開催することすることが務付けられています。これに際し、居住者等の安全や心情等を考慮せずに、管理会社の都合を優先させて説明会の開催を強行強行することは、マンションを管理する立場としてふさわしいものではありません。この場合の管理組合との協議にあたっては、第一段階として下記①の対応がの対応が望まれます。

① 「「従前従前契約契約と同一条件」」での暫定契約の締結 では 標準管理委託契約書には以下の記載があります。

(契約の更新)  第二十一条 2 本契約の更新についてその申出があった場合において、その有効期間が満了する日までに更新に関する協議がととのう見込みがないときは、甲及び乙は、本契約と同一の条件で、期間を定めて暫定契約を締結することができる。 この条項に基づいて暫定契約を締結し、事態沈静後に重要事項説明会を開を開催催し、新たな管理委託契約を締結し、新たな管理委託契約を締結する。 更に、上記①の対応を検討したうえで、管理組合が「従前契約と異なる条件」での契約をを契約更新時から必要と判断した場合ににはは、下記②の対応も止むを得ないと考えます。

② 「従前契約と異なる条件」での管理委託契約の締結

「従前契約と異なる条件」での管理委託契約の締結 が 管理組合に対しては「法令上必要な業務ではあるが居住者等の安全を確保するための緊急事態であること」等を説明し、双方協議のうえ、管理組合からの申し出として重要事項説明会を延期することも止むを得ないと考えますす。 なお、 上記①、②いずれの場合であっても、管理者等へは説明を行い、事情を記した書面とあわせて重要事項説明書全書を全区分所有者に配布して理解を得ることに努め、事態鎮静後速やかに説明会を開催する必要があります。 また標準管理規約では暫定契約も含め管理委託契約の締結は総会決議事項としていることから、管理会社から管理組合へのアドバイスとして、管理管理組合の意思決定の方法を事前に定めて、例えば理事会議事録等の書面で残して おくべきことを説明しておくことが望まれます。 更にこれらの事態にあたっては事後の証とするためにも、管理者等から書面を取得しておくことは事業者業者としての立場から必要な手続きであると考えます。参考として雛形別紙①、②を作成しましたので必要に応じて加筆修正のうえご活用ください。